Pendokumentasian merupakan hal yang esensial dalam proses penanganan konflik. Selain sebagai catatan pengingat dan acuan bersama, dokumentasi juga diperlukan sebagai catatan tentang fakta-fakta yang terkait dengan konflik yang disepakati sebagai dasar untuk memulai proses penanganan konflik.

Pendokumentasian dilakukan antara lain untuk membangun kepercayaan antara para pihak, serta merekam pernyataan kesediaan para pihak untuk ikut serta dalam upaya penanganan konflik. Selain itu, yang juga perlu didokumentasikan adalah informasi awal tentang konflik yang ditangani, yaitu apa saja pokok-pokok konfliknya. Dokumentasi ini penting untuk membantu para pihak memahami masalah yang dihadapi dan mencari solusi terbaik untuk mengatasinya. Selain itu, dokumentasi juga berfungsi sebagai bahan acuan dalam memantau dan mengevaluasi perkembangan dari proses penanganan konflik yang dilakukan.

Pada tahap awal proses asesmen konflik dan perundingan atau mediasi, ada beberapa hal yang perlu didokumentasikan untuk memastikan bahwa proses penanganan konflik dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Antara lain verifikasi bahwa memang ada konflik, kesediaan para pihak untuk  bekerjasama dalam upaya penyelesaian konfliknya, penerimaan para pihak terhadap asesor/mediator, serta perjanjian untuk tidak  mengungkap informasi yang dianggap konfidensial (non-disclosure agreement atau NDA).

Dalam proses asesmen konflik selanjutnya, beberapa hal perlu didokumentasikan untuk memahami konflik dengan baik. Pertama, subjek konflik harus diidentifikasi, yaitu siapa para pihak yang berkonflik serta para pemangku kepentingan lain yang terlibat dalam konflik tersebut. Kedua, objek konflik juga perlu diidentifikasi, seperti lokasi konflik, luasan dan dimensinya, kandungan atau nilai-nilai terkait objek, serta status hukum dan alas hak yang relevan. Selanjutnya, hubungan antara subjek dan objek perlu dipertimbangkan untuk mengetahui bagaimana hubungan dan kepentingan subjek atas pokok konfliknya, serta klaim mereka.

Informasi dalam dokumentasi itu akan menjadi dasar untuk mengIdentifikasi agenda perundingan dan perumusan rekomendasi atau saran proses penanganan konflik selanjutnya, yang tentunya juga perlu didokumentasikan. Terakhir, penting didokumentasikan pula informasi tentang dinamika di lapangan terkait kasus baik subjek, objek maupun relasinya serta faktor-faktor di luar yang relevan, seperti faktor sosial, budaya, dan ekonomi yang dapat mempengaruhi konflik sebagai konteks konfliknya. Dengan mendokumentasi informasi mendasar ini, para pihak akan memiliki pemahaman yang lebih baik terhadap konflik dan akan memudahkan dalam mencari solusi terbaik untuk menyelesaikannya.

Dokumentasi berupa pelaporan pra-asesmen dan asesmen konflik memiliki beberapa persoalan penting yang perlu diperhatikan. Pertama, secara umum, objektivitas, netralitas, dan imparsialitas asesor/mediator dalam pendokumentasian perlu diutamakan agar dokumentasi tersebut dipercaya para pihak dan tidak menimbulkan kecurigaan terhadap asesor/mediator. Kedua, penting untuk menghormati perjanjian tidak mengungkap (NDA) yang telah disepakati oleh para pihak yang berkonflik. Berdasarkan NDA, informasi yang dapat dilaporkan hanyalah yang telah disetujui oleh para pihak yang berkonflik. Konsultasi secara terpisah dengan masing-masing pihak dapat dilakukan untuk menghindari pelanggaran perjanjian tidak mengungkap atau NDA tersebut.

Terakhir, jika terdapat konflik tentang informasi, harus dipertimbangkan cara melaporkan informasi yang masih diperdebatkan tersebut tanpa memperkeruh suasana dan menghindari terjadinya kesan keberpihakan asesor/mediator. Kehati-hatian dalam cara melaporkan informasi akan mengurangi risiko terjadinya kekisruhan dan memastikan bahwa dasar informasi memadai untuk proses penanganan konflik yang efektif dan efisien. Untuk itu pula, bahasa yang digunakan harus cukup jelas dan cermat agar tidak menimbulkan kesalahpahaman dan menghindari kontroversi.

Kebijakan atau kearifan diperlukan dalam pendokumentasian dan pelaporan, yang berarti bahwa hal-hal yang disepakati dalam NDA harus dipahami dengan baik dan benar-benar dilaksanakan. Pelanggaran perjanjian tidak mengungkap itu akan mengurangi kepercayaan para pihak dan mengancam keberlangsungan proses.

Selain itu, dokumentasi tidak bisa membenarkan atau menyalahkan salah satu pihak dalam konflik. Dokumentasi sebaiknya hanya menyajikan fakta-fakta konfliknya dan tidak berkesimpulan tentang benar-salahnya salah satu pihak dalam konflik yang bersangkutan. Kedua belah pihak yang berkonflik memiliki opini mereka masing-masing tentang kebenaran klaim mereka masing-masing dan kenyataan bahwa salah satu pihak mempunyai opini tertentu dapat disebut sebagai fakta. Namun kita tetap perlu berhati-hati dalam hal ini karena bisa menimbulkan kesalahpahaman. Artinya, harus sangat jelas bahwa yang dilaporkan adalah opini yang fakta-faktanya masih menjadi perdebatan.

Salah satu cara untuk menghindarkan konflik tentang fakta-fakta konfliknya adalah dengan melakukan kajian partisipatif yang melibatkan para pihak yang terlibat aktif terlibat dalam proses kajian bersama-sama dengan difasilitasi oleh asesor. Tujuan pelaksanaan kajian secara partisipatif adalah untuk mencegah terjadinya konflik mengenai fakta atau informasi. Temuan dan data langsung di-triangulasi oleh peserta kajian sehingga laporan dapat diterima sebagai hasil bersama.

Terakhir, kesepakatan yang dihasilkan dan rencana pelaksanaannya sangatlah penting untuk didokumentasikan sebagai acuan bersama di masa depan dan sebagai dasar untuk melaksanakan, memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan kesepakatan tersebut. Dalam melakukan pendokumentasian kesepakatan, penting untuk memperhatikan koridor dan aturan perundang-undangan yang berlaku, antara lain ketentuan-ketentuan tentang perjanjian dalam Kitab Undang-undang Hukum Sipil (KUHS). Dengan mematuhi aturan-aturan yang berlaku tersebut, kesepakatan yang dihasilkan akan menjadi mempunyai kekuatan hukum dan dapat dipertanggungjawabkan di masa depan.